Данная статья посвящена вопросу о необходимости написания заявления на отпуск, а также правилам его оформления и важности данной процедуры как для работников, так и для работодателей. Здесь вы узнаете, как правильно составить такое заявление и какие последствия могут возникнуть в случае его непредставления.
Вопрос о необходимости написания заявления на отпуск является актуальным для многих трудящихся. Есть множество точек зрения на эту тему. В данной статье мы рассмотрим, обязательно ли подавать заявление на отпуск и как правильно его оформить.
Бонусы, повышение зарплаты и расчет среднего заработка
В расчетном периоде, по которому определяется средний заработок работника для расчета выплат по отпускам, ему были начислены премии и увеличена заработная плата. Нужно ли учитывать премии при расчете среднего заработка?
В этом вопросе поможет разъяснить письмо Минтруда от 18 августа 2015 года № 14-1/В-623. В данном письме Минтруда ссылается на постановление Правительства от 24 декабря 2007 года № 922 и утвержденное им Положение об особенностях порядка расчета средней заработной платы (далее — Положение).
Когда все работники компании получают повышение тарифных ставок, окладов, должностных окладов и других видов вознаграждений, в средний заработок вносится корректировка. При этом средний заработок увеличивается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления новых ставок, окладов и прочего на предыдущие значения.
- Когда средний заработок повышается, учитываются фиксированные значения тарифных ставок, окладов и прочих выплат в соответствии с предыдущими показателями.
- Увеличение выплат, связанных с предыдущими тарифными ставками и окладами, не влияет на повышение среднего заработка в пределах заданных значений.
- Оклады, должностные оклады, тарифные ставки.
- Премии, надбавки и доплаты, которые устанавливаются для выплат из пункта 1 в фиксированных размерах.
Следующие выплаты не подлежат корректировке:
- Пересмотрите значения премий, доплат и надбавок;
- Рассмотрите абсолютный размер премий, доплат и надбавок;
- Изучите другие выплаты, не связанные со ставками и окладами.
Таким образом, чтобы определить, нужно ли учитывать премии при расчете среднего заработка при повышении ставки, необходимо знать, каким образом эти премии были начислены.
Когда работник подает заявление на отпуск
Отпуск не по установленному графику
Согласно Трудовому кодексу, график предоставления отпусков является обязательным документом для сотрудников. Это означает, что работники обычно уходят в отпуск в установленное работодателем время, а не в другое удобное для них время. Если у сотрудника отпуск запланирован на декабрь, а он желает уйти в отпуск в марте, работодатель имеет право отказать в переносе отпуска. Однако существуют ситуации, когда сотрудники имеют возможность уйти в отпуск в любое время:
- Сотрудники, не достигшие 18-летнего возраста (в соответствии со статьей 267 Трудового кодекса);
- Люди, являющиеся почетными донорами (согласно статье 23 Закона о донорстве);
- Родители ребенка, являющегося инвалидом (в соответствии со статьей 262.1 Трудового кодекса);
- Люди, пострадавшие от катастрофы в Чернобыле (в соответствии со статьей 15 Закона о социальной защите после катастрофы в Чернобыле);
- Герои Советского Союза, России и кавалеры ордена Славы (в соответствии со статьей 8 Закона о статусе героев СССР);
- Беременные женщины (статья 260 Трудового кодекса);
- Мужчины в период, когда их жена находится в отпуске по беременности и родам (статья 123 Трудового кодекса);
- Работники, у которых имеется больше трех несовершеннолетних детей (статья 262.2 Трудового кодекса);
- Работники, которых вызывают из отпуска (статья 125 Трудового кодекса);
- Сотрудники, которые работают по совместительству (статья 286 Трудового кодекса);
- Работники, которые служили в вооруженных силах в последние полгода (статья 351.7 Трудового кодекса);
- Супруги военнослужащих (статья 11 Закона о военнослужащих);
- Инвалиды войны и ветераны боевых действий (статьи 14 и 16 Закона о ветеранах).
Отпуск за свой счет
В соответствии с Трудовым кодексом, данный вид отпуска назвается «отпуск без сохранения заработной платы». Если сотрудник желает использовать такой отпуск, он должен в заявлении указать, что просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы. Решение о предоставлении такого отпуска за счет работника принимает работодатель. Однако существуют определенные категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по их заявлению:
- Участники Великой Отечественной войны;
- Работающие пенсионеры;
- Родители и супруги военнослужащих;
- Работающие инвалиды;
- Работники в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников.
Отпуск для новых сотрудников
Если новый сотрудник провел в нашей компании менее полугода, он имеет право запросить отпуск, для чего ему необходимо составить заявление. В такой ситуации работодатель может отказать в предоставлении отпуска без объяснения причин, например, если у него накопилось много работы или его производительность не удовлетворяет работодателя. Однако есть исключения, когда работодатель обязан предоставить отпуск новому работнику:
- Сотруднице, нуждающейся в отпуске по беременности и родам;
- Сотруднику, которому еще нет 18 лет;
- Сотруднику, который усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев.
Такие случаи описаны в Трудовом кодексе Российской Федерации и выдвигают требование о составлении заявления со стороны сотрудника.
Заявление на отпуск – необходимость его оформления?
Когда график отпусков уже утвержден в организации, возникает вопрос: нужно ли работодателю запросить официальное заявление о отпуске от работника? Разберемся в этом.
Утвержденный график отпусков
- Трудодателю следует составить график предоставления оплачиваемых годовых отпусков не позднее двух недель до начала календарного года.
- При формировании графика необходимо учесть мнение профсоюзов работников, если они существуют. В противном случае, график составляется работодателем в одиночку.
Обязанности работника и работодателя
График отпусков, утвержденный работодателем, обязателен для исполнения как сотрудником, так и работодателем. Если в графике указано, что определенному сотруднику нужно начать отпуск в определенный день и длительностью определенную, то работодатель обязан предоставить отпуск в соответствии с этим.
Если сотруднику, чей отпуск включен в график, не было письменного предупреждения работодателя за 2 недели до начала отпуска, то у него есть право написать заявление о переносе отпуска на другое время.
Ситуации, когда необходимо написать заявление
Существуют определенные ситуации, когда сотрудник обязан написать заявление на отпуск:
- Если сотрудник отработал менее полугода в организации;
- Когда сотрудник просит предоставить отпуск в другое время, отличное от указанного в графике отпусков.
Если отпуск сотрудника запланирован в утвержденном графике, ему не нужно писать заявление о его предоставлении. Однако, работодатель должен предупредить сотрудника в письменной форме за две недели до начала отпуска, независимо от того, написано ли заявление об отпуске или нет.
Неиспользованный отпуск: компенсация
Сотрудник в течение нескольких лет использовал только половину своего 28-дневного отпуска. Может ли работодатель заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией?
Если неиспользованная часть отпуска переносится на следующий год, то можно заменить денежной компенсацией только то количество дней, которое превышает 28 календарных дней. Частичное или полное возмещение возможно только за это превышение. Таковы положения части 2 статьи 126 Трудового кодекса.
Это означает, что если у работника по закону предоставлен отпуск длительностью не более 28 календарных дней, то неиспользованная часть отпуска не может быть заменена финансовой компенсацией. Однако, та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией на основании заявления работника.
Отвечаем: законно, если сотрудник включен в график отпусков
Работодатель составляет график отпусков один раз в год для всей компании, не позднее 16 декабря. В графике отпусков указываются должности сотрудников, даты и продолжительность отпусков. Шаблон графика отпусков можно найти на сайте Роструда.
Исключение для микропредприятий. Если микропредприятие не принимает локальные нормативные акты, то график отпусков можно заменить письменным соглашением с работником. Это должно быть указано в одном из пунктов трудового договора.
Требуется ли официальное заявление о отпуске?
В соответствии с Трудовым кодексом, сотруднику не требуется представлять заявление о своем отпуске или уведомлять работодателя заранее. Если сотрудник уже включен в график отпусков, то у него есть право не являться на работу без предупреждения и написания заявления.
Работодатель не может требовать от сотрудника заранее сообщить о своем отпуске или оставить заявление. Это требование не соответствует законодательству.
Тем не менее, следует учитывать, что работодатель может быть заинтересован в знании о состоянии здоровья своих сотрудников, поэтому рекомендуется уведомить о своем отпуске, чтобы работодатель мог подготовить замену или перераспределить задачи.
Необходимо помнить, что у работника есть право на отпуск, и это право должно быть уважено, а работодателю следует соблюдать требования Трудового кодекса и составлять график отпусков в установленные сроки.
Документы, которые необходимо предоставить для оформления отпуска
Уведомление
Уведомление — это официальное напоминание о необходимости пойти в отпуск и вернуться в определенные сроки. Согласно законодательству, работодатель должен передать уведомление сотруднику за две недели до начала отпуска. В уведомлении указывается дата начала и окончания отпуска, а также другая важная информация. Пример уведомления можно найти на сайте Роструда.
Важно отметить, что сотрудник обязан поставить свою подпись в уведомлении для подтверждения ознакомления с его содержанием. Отсутствие подписи со стороны сотрудника является недостатком со стороны работодателя и не может быть использовано в качестве основания для отказа в предоставлении отпуска.
Приказ
Приказ требуется в ряде случаев, например, если внутренними документами предприятия установлены определенные процедуры или если такой приказ является обычным деловым порядком. Он необходим для обновления учетных записей сотрудника, правильного расчета налогов и подтверждения того, что сотрудник отдохнул достаточное количество времени.
Приказ должен быть составлен за три дня до начала отпуска, и в нем обычно требуется подпись сотрудника. Важно сохранять приказ, так как он может понадобиться для проверок и расчета отпускных выплат. Шаблон приказа можно найти на официальном сайте Роструда.
В редких ситуациях, отпуск может быть оформлен без приказа, если в компании отсутствуют соответствующие процедуры. Однако, в деловой практике, приказ обычно требуется для бухгалтерии и налоговой отчетности.
Следовательно, для отправки в отпуск, работодатель напоминает сотруднику о необходимости отдыха и предоставляет уведомление и приказ. В уведомлении содержится информация о сроках отпуска, а приказ используется для внутреннего учета и подтверждения отдыха. Соблюдение этих процедур является важной составляющей оформления отпуска в соответствии с Трудовым кодексом.
Возможные штрафы за ошибки в оформлении отпуска
Если сотрудник включен в график отпусков, а работодатель отказывает ему без заявления, сотрудник имеет право обратиться в Роструд или обратиться в суд. В таком случае, инспекция труда может оштрафовать работодателя.
Существует несколько ситуаций, когда работодатель может столкнуться с наложением штрафов:
- Не выполнил требования по составлению или передаче графика отпусков, приказа или уведомления;
- Отказал сотруднику в отпуске, не учитывая установленный график.
Для индивидуального предпринимателя размер штрафа может достигать 5 тысяч рублей, в то время как для компании он может составлять до 50 тысяч рублей.
Однако, штрафы – не единственная проблема. Если сотрудник обратится в Роструд или работодатель намерен уволить его на глазах, это может привести к инспекционной проверке. Вероятнее всего, будет проведена тщательная проверка всех аспектов, связанных с персоналом. Этот процесс может занять не менее трех месяцев и повлечь за собой ряд вопросов, пересылку документов и новые штрафы.
Наилучшим вариантом будет установление графика отпусков для сотрудников или достижение соглашения с ними, чтобы они не обращались в Роструд. Важно иметь юридическую поддержку, чтобы избежать проблем с отпуском и избежать возможных штрафов.
Модульюрист – ваш юридический партнер
Компания «Модульюрист» предлагает подписку на юридическую поддержку вашего бизнеса. Мы предоставляем безлимитные консультации, разрабатываем договоры и досудебные претензии, а также представляем ваши интересы в суде. Стоимость подписки начинается от 2990 рублей в месяц.
Малый бизнес и резерв на оплату отпусков
Является ли обязательным создание резерва на оплату отпусков для организации, которая является субъектом малого предпринимательства? Давайте разберемся.
Согласно правилам бухгалтерского учета, резерв будущих расходов на отпуск представляет собой оценочное обязательство. Он определяется на основе суммы отпускных, которые будут начислены в текущем году, и имеет приближенное значение. Все организации обязаны формировать такой резерв, за исключением компаний, которые могут вести упрощенный бухгалтерский учет и составлять упрощенные отчеты.
Упрощенный бухгалтерский учет и отчетность
Согласно пункту 4 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», упрощенный бухгалтерский учет и отчетность доступны только субъектам малого предпринимательства. Из этого следует, что малым предприятиям не требуется формировать резерв для отпускных.
Обязательность формирования резерва
Таким образом, для предпринимателей малого бизнеса, которым предоставлены преимущества ведения бухгалтерского учета и отчетности, отпадает необходимость в резерве для выплаты отпускных. Все это позволяет им гибче распределять свои финансовые ресурсы в рамках своей деятельности.
Однако следует отметить, что создание отпускного резерва может быть полезным для субъектов малого бизнеса. Он позволяет обеспечить финансовую стабильность организации в случае необходимости выплатить отпускные сотрудникам. Кроме того, возможность создания резерва может служить показателем готовности предприятия к возможным расходам на отпуска.
Подведение итогов
Бухгалтеров также интересуют и другие важные вопросы, связанные с отпуском. Одна из таких проблем касается учета НДФЛ с отпускных и отражения соответствующих операций в форме 6-НДФЛ. Чтобы узнать больше и посмотреть примеры, рекомендуем обратиться к нашей информации по этой теме.
Также мы рассмотрели вопрос о том, как решается ситуация с ежегодным отпуском для женщин, которые находятся в декретном отпуске и работают на неполный день. Подробный ответ на этот вопрос можно найти в нашей статье, посвященной отпуску по уходу за ребенком.