Узнайте, какие основные правила и рекомендации следует соблюдать при оформлении командировки на личном автомобиле. Получите полезные советы, которые помогут вам сделать ваше путешествие по дорогам комфортным и безопасным.
Для множества организаций стало обычной практикой отправлять сотрудников в командировки на их собственных автомобилях. Однако, перед выездом на дорогу необходимо правильно оформить все документы и ознакомиться с правилами, как внутри компании, так и на дороге. В данной статье мы рассмотрим основные правила и рекомендации по оформлению командировок на личном автомобиле, чтобы минимизировать риски и обеспечить безопасность.
Использование собственного автомобиля в командировке
Компенсация за использование собственного автомобиля в командировке устанавливается приказом руководителя и включает в себя все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая затраты на топливо. Следовательно, не требуется отдельная оплата расходов сотрудника на топливо во время командировки.
Размер компенсации
Компенсация за использование собственного автомобиля во время командировки должна быть пропорциональна продолжительности командировки. Например, если командировка длится 10 дней, и ежемесячная норма компенсации составляет 3000 рублей, то сотруднику будет выплачено 1000 рублей (3000 рублей : 30 дней х 10 дней).
Ограничение на выплату компенсации
Количество компенсаций за использование собственного транспорта в командировке, которые можно учесть для целей налогообложения, не ограничено законодательством. Однако, есть максимальная норма ежемесячных расходов, которые можно учесть при налогообложении. Если сотрудник несколько раз использовал свой автомобиль для командировочных поездок в течение месяца, общая сумма компенсации не должна превышать установленную норму.
Пример
Для наглядности рассмотрим случай возмещения затрат на использование индивидуального автотранспорта в рабочей командировке.
В апреле менеджер организации, занимающейся торговлей, господин Павлов дважды отправлялся в командировку на своем автомобиле с объемом двигателя 1600 куб. см. В коллективном соглашении установлена определенная сумма возмещения в размере 3000 рублей в месяц.
За первую командировку, которая продолжалась 10 дней, господину Павлову выплачена компенсация в размере 1000 рублей (3000 рублей : 30 дней х 10 дней). Во вторую командировку его отправили на 5 дней, и ему было выплачено возмещение в размере 500 рублей (3000 рублей : 30 дней х 5 дней). Таким образом, общая сумма возмещения затрат на использование личного автотранспорта в командировке составила 1500 рублей (1000 + 500).
В данном примере общая сумма возмещения превышает норму, установленную в законодательстве, на 300 рублей (1500 − 1200). Но при этом данная разница не снижает налогооблагаемую прибыль.
Ограничение расходов на возмещение
В области финансового учета, исправление в полной мере включает себя смету расходов по сложнейшим бизнес-операциям; таковые фиксируются штатными средства, предусмотренные соглашением между сторонами. Однако, для налогового учета предпочтительны нормативы, установленные Указом Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92.
Нормы расчета возмещения для легковых автомобилей:
- В случае, если объем двигателя легкового автомобиля не превышает 2000 кубических сантиметров, возмещение учитывается при расчете налога на прибыль в размере 1200 рублей ежемесячно.
- При использовании легкового автомобиля с объемом двигателя, превышающим 2000 кубических сантиметров, возмещение составит 1500 рублей в месяц.
- Между тем, независимо от марки автомобиля, его происхождения — отечественный или иностранный.
Размер возмещения для личного мотоцикла:
Месячная аннуитетная заработная плата, выплачиваемая работнику за использование его личного мотоцикла во время необходимости проезда, составляет 600 рублей.
Возмещение слишком большой суммы и налоговые расчеты
Согласно пункту 38 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, если сумма возмещения превышает установленные нормы, она не может быть учтена в налоговых расходах.
Более того, если работник получает возмещение расходов на использование собственных материальных активов в интересах компании, включая расходы на топливо, сумма возмещения включает в себя расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ).
Таким образом, налогоплательщик не может учесть затраты на ГСМ как расходы, если они выплачиваются сверх суммы возмещения.
Можно ли использовать автомобиль супруга в командировке?
Однако, необходимо, чтобы полис ОСАГО содержал запись о том, что одному из супругов разрешено управлять автомобилем, зарегистрированным на другого супруга. В такой записи может быть указано имя конкретного супруга, который имеет право управления автомобилем, либо может быть сделана запись о том, что к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц в соответствии с Федеральным законом № 40-ФЗ.
Закон не запрещает использование личного автомобиля сотрудником для командировочных целей. Это может быть как желание работника, так и необходимость компании, не имеющей своего автопарка, но часто отправляющейся в командировки. Для того, чтобы возместить расходы работника по использованию его автомобиля в служебных целях, важно правильно оформить взаимоотношения с работодателем и собрать все необходимые документы.
Различные способы оформления
Работодатель несет ответственность за полное возмещение расходов, которые понес сотрудник во время командировки. Если сотрудник использовал свой личный автомобиль, то затраты включают стоимость бензина и расходы на техническое обслуживание автомобиля.
Для осуществления выплаты компенсации работодатель должен иметь два типа документов. Первый – соглашение или договор с работником о его праве использовать личный транспорт в рабочих целях. Второй тип документов – это документы, подтверждающие факт использования сотрудником своего автомобиля в поездке: путевой лист, маршрутный лист и служебная записка, адресованная директору.
Вариантов оформления рабочей поездки сотрудника на своем автомобиле существует три.
1. Заключение соглашения с работником
Компенсацию расходов на использование личного имущества работника в рабочих целях предписывает Трудовой кодекс РФ. Размер возмещения устанавливают в соглашении между сотрудником и работодателем, составленном произвольной форме. В этом документе указывают:
- характеристики частного автомобиля сотрудника – регистрационный номер, VIN, модель, окраска, год выпуска, объем двигателя;
- данные свидетельства о регистрации транспортного средства;
- посты расходов – бензин, износ, текущий ремонт и эксплуатация и прочее;
- условия возмещения расходов – по норме или по факту;
- сроки и порядок выплаты компенсации;
- список документов, подтверждающих реальные затраты.
В сети Интернет можно найти пример документа, который регулирует использование автомобиля работником. При расчёте возмещения следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 №92. Использование легкового автомобиля с объёмом двигателя более 2000 куб. см должно возмещаться на сумму в размере 1500 рублей в месяц. Износ рассчитывается на основе принятого в организации метода, например, путём оплаты фиксированной ставки за каждый пройденный километр или за каждый день аренды. Превышение расходов над указанной суммой должно быть оплачено за счёт работодателя.
Расходы на эксплуатацию автомобиля сотрудника должны быть обоснованы с экономической точки зрения. Чтобы документально подтвердить право работника на владение автомобилем, к соглашению необходимо приложить копии ПТС и СТС. После поездки сотруднику следует подтвердить фактические затраты на использование его автомобиля в рабочих целях, предоставив путевой лист, чеки за заправку и квитанции из СТО.
Если сотрудник регулярно использует личное авто для служебных целей, целесообразно включить дополнительные расходы сверх установленных нормативов. Для этого компания может заключить сотрудником договор аренды его личного автомобиля, что будет удобно для обеих сторон.
2. Договор аренды автомобиля
Если во внутренних документах компании нет ограничений, то она может заключить с работником краткосрочный договор аренды его автомобиля. Согласно этому договору, работодатель, выступающий в роли арендатора, покрывает все расходы по содержанию автомобиля. Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля и другие затраты, о которых стороны согласуются в договоре. Компания несет ответственность за исправность автомобиля и его использование.
Договор аренды автомобиля не требует регистрации в госорганах. Однако при его заключении компания обязана выполнить определенные условия, например, осуществить медицинские осмотры и проверку технического состояния автомобиля перед каждой поездкой. Налоговые и страховые обязательства по аренде регулируются работодателем и работником согласно заключенному договору.
3. Договор аренды транспортного средства с экипажем
Если сотрудник имеет выездную работу или использует личное авто для командировок, работодатель может предложить форму договора о фрахтовании с экипажем. Суть такого договора заключается в том, что работник предоставляет своё авто и самостоятельно управляет им во время командировки. Компания обязана возмещать работнику расходы на бензин, износ машины и прочие затраты, о которых договариваются стороны. Преимущество данной формы договора заключается в том, что работодатель не несёт ответственности за техническое обслуживание автомобиля, так как это полностью лежит на плечах работника. Тем не менее, фрахтование требует более тщательной организации и учёта уплачиваемых налогов и страховых взносов.
Итоговый вывод
Для оформления командировки на личном автомобиле требуются определенные документы. К основным документам необходимо заполнить приказ о командировке, путевой лист и служебное задание. При заполнении приказа необходимо указать информацию о пробеге и другие данные о транспортном средстве работника. Путевой лист используется для подтверждения расходов на бензин и контроля режима труда и отдыха водителя. Маршрутный лист требуется только в том случае, если он предусмотрен в учетной политике компании.
Для подтверждения компенсации работнику необходимо составить служебную записку на директора, в которой указать детали командировки, пробег автомобиля, место проживания и приложить пакет подтверждающих документов. Это могут быть путевой лист, маршрутный лист, чеки с АЗС, квитанции СТО и другие первичные документы.
Для подтверждения фактического времени, проведенного в командировке, и определения размера компенсации для сотрудника необходимо оформить все соответствующие документы. При подготовке документации следует учитывать учетные политики компании, стандартные формы документов и другие особенности.
В случае использования общественного транспорта можно избежать лишних бумажных хлопот и дополнительных затрат. Также можно воспользоваться онлайн-сервисами для планирования командировок и покупки билетов на самолеты, поезда и автобусы. Это значительно упростит процесс оформления документов и поможет сэкономить время.